Confidentialité Webmail

Politique de confidentialité

Service de webmail pour associations adhérentes

1. Présentation

Cette politique de confidentialité vous informe sur la manière dont AssoServicesWeb collecte, utilise et protège vos données personnelles lors de l’utilisation de nos services de webmail Rainloop dédiés aux associations.

Responsable du traitement :

AssoServicesWeb
38 Boulevard de Curepipe, 33260 La Teste de Buch
E-mail : dpo@assoservicesweb.org
Site web : assoservicesweb.org

2. Notre service

AssoServicesWeb fournit gratuitement un service de WebMail aux associations adhérentes, incluant l’hébergement et la gestion technique de webmails Rainloop personnalisés. Chaque association adhérente dispose de son propre webmail hébergé sur notre infrastructure.

3. Données collectées

3.1 Données d’authentification

• Adresses e-mail des utilisateurs
• Mots de passe (chiffrés)
• Paramètres de connexion IMAP/SMTP

3.2 Données de messagerie

• E-mails entrants et sortants
• Pièces jointes
• Contacts et carnets d’adresses
• Paramètres de configuration personnels

3.3 Données techniques

• Adresses IP de connexion
• Agents utilisateurs (navigateurs)
• Journaux de connexion et d’utilisation
• Données de session
• Statistiques d’utilisation anonymisées

4. Finalités du traitement

AssoServicesWeb utilise vos données personnelles pour :

• Fourniture du service : Permettre l’accès et l’utilisation des webmails
• Sécurité : Protéger les comptes contre les accès non autorisés
• Maintenance technique : Assurer le bon fonctionnement des services
• Support client : Répondre aux demandes d’assistance des associations
• Amélioration du service : Analyser l’utilisation pour optimiser les performances.

5. Base légale

Le traitement de vos données repose sur :

• L’exécution du contrat conclu avec les associations adhérente
• L’intérêt légitime pour la sécurité, la maintenance et l’amélioration du service
• Votre consentement pour certaines fonctionnalités optionnelles

6. Conservation des données

• E-mails et données de messagerie : Conservés pendant la durée du contrat avec l’association + 1 an
• Journaux de connexion : 12 mois maximum
• Données de session : Supprimées à la déconnexion
• Comptes inactifs : Suppression après 24 mois d’inactivité

7. Partage des données

Vos données ne sont pas partagées avec des tiers, sauf :

• Obligation légale : Sur demande des autorités compétentes françaises
• Prestataires techniques : Hébergeurs et sous-traitants liés par des accords de confidentialité
• Association adhérente : L’association pour laquelle vous utilisez le webmail peut accéder aux données dans le cadre de la gestion de ses membres

8. Sécurité des données

AssoServicesWeb met en œuvre des mesures techniques et organisationnelles appropriées :

• Chiffrement des communications (TLS/SSL)
• Chiffrement des mots de passe et données sensibles
• Accès restreint aux données (principe du moindre privilège)
• Surveillance des accès et détection d’activités suspectes
• Sauvegardes sécurisées et plan de continuité
• Mise à jour régulière des systèmes de sécurité

9. Cookies et technologies similaires

9.1 Types de cookies utilisés

Nos webmails utilisent uniquement :

• Cookies techniques : Nécessaires au fonctionnement (session, authentification, préférences)
• Cookies statistiques : Analyse anonyme de l’utilisation, conformes aux recommandations CNIL

9.2 Aucun tracking marketing

AssoServicesWeb n’utilise aucun cookie de :

• Tracking publicitaire ou comportemental
• Réseaux sociaux tiers
• Marketing, profilage ou monétisation des données

9.3 Gestion des cookies

Vous pouvez configurer votre navigateur pour refuser les cookies, mais cela peut affecter le fonctionnement du webmail. Les cookies techniques restent nécessaires au service.

10. Vos droits (RGPD)

Conformément au Règlement Général sur la Protection des Données, vous disposez des droits suivants :

• Droit d’accès : Connaître les données que nous détenons sur vous
• Droit de rectification : Corriger des données personnelles inexactes
• Droit d’effacement : Demander la suppression de vos données
• Droit à la portabilité : Récupérer vos données dans un format structuré
• Droit d’opposition : Vous opposer à certains traitements
• Droit de limitation : Limiter le traitement de vos données

Pour exercer ces droits :
E-mail : dpo@assoservicesweb.org
Courrier : AssoServicesWeb – Service Protection des Données, 38 boulevard de curepipe, 33260 La Teste-de-Buch

Merci de préciser l’association et le webmail concernés dans votre demande.

11. Localisation des données

Vos données sont traitées et stockées en France, sur des serveurs situés en Union Européenne. Aucun transfert vers des pays tiers n’est effectué.

12. Relations avec les associations adhérentes

12.1 Rôle d’AssoServicesWeb

AssoServicesWeb agit comme responsable du traitement pour l’infrastructure technique et sous-traitant pour le compte des associations adhérentes concernant leurs données de messagerie.

12.2 Responsabilités des associations

Les associations adhérentes restent responsables :

• De l’information de leurs membres sur l’utilisation du webmail
• Du respect de leurs propres obligations RGPD
• De la gestion des droits de leurs utilisateurs

13. Modifications de la politique

Cette politique peut être mise à jour pour refléter les évolutions du service ou de la réglementation.

Les modifications importantes seront notifiées :

• Par e-mail aux associations adhérentes
• Par notification sur les webmails concernés
• Publication sur notre site web avec indication de la date de mise à jour

14. Contact et réclamations

14.1 Contact AssoServicesWeb

Pour toute question concernant cette politique ou vos données personnelles :

E-mail : contact@assoservicesweb.org
Adresse : AssoServicesWeb, 38 boulevard de curepipe, 33260 La Teste-de-Buch

14.2 Délégué à la Protection des Données

E-mail : dpo@assoservicesweb.org

14.3 Autorité de contrôle

En cas de litige, vous pouvez saisir la CNIL :

• Site web : www.cnil.fr
• Adresse : 3 Place de Fontenoy, TSA 80715, 75334 Paris Cedex 07
• Téléphone : 01 53 73 22 22

Cette politique de confidentialité respecte les exigences du Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD) et de la loi française « Informatique et Libertés ».

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Dernière mise à jour : 3 juin 2025